Komunikacija je temelj svakog uspješnog procesa zapošljavanja.

Dok poslodavci najčešće razmišljaju o tome gdje objaviti oglas za posao i kako privući kvalitetne kandidate, jednako je važno pitanje što se događa nakon što prijave počnu stizati.

Tko je pregledao koji životopis? Je li kandidat dobio povratnu informaciju? Zašto je netko odbijen, a netko pozvan na razgovor?

Ako odgovori na ta pitanja žive u razbacanim e-mailovima, Excel tablicama i usmenim dogovorima na hodniku, vaš HR tim gubi vrijeme, energiju.

I ne samo energiju, već i najbolje kandidate! Rješenje koje predlažemo je ATS (Applicant Tracking System).

Sustav za praćenje kandidata čija se najveća vrijednost često previđa.

Ne služi samo za pohranu prijava, nego prije svega za bolju komunikaciju unutar tima koji zapošljava.

Zastoj u selekciji

Proces selekcije rijetko vodi jedna osoba. U njemu obično sudjeluju HR stručnjak, voditelj tima koji traži novog člana, ponekad uprava.

U većim organizacijama i nekoliko regrutera istovremeno. Svaki od njih ima svoj kalendar, svoj inbox i svoj način rada.

Bez zajedničkog alata, informacije o kandidatima putuju najsporijim mogućim kanalima.

Komunikacija, ljudski potencijali. tim, Unsplash

Podaci putuju tada proslijeđenim e-mailovima s privicima, porukama na chatu, bilješkama na papiru i tablicama koje su ažurne točno do trenutka kada ih netko zaboravi osvježiti.

Posljedice su predvidljive. Dva regrutera kontaktiraju istog kandidata, ne znajući jedno za drugo.

Voditelj odjela tjedan dana ne stigne pregledati životopise, a HR ne zna čeka li se njegova odluka ili je poruka zapela u inboxu.

Kandidat koji je briljirao na prvom razgovoru čeka povratnu informaciju toliko dugo da u međuvremenu prihvati drugu ponudu.

Prema Monsterovom istraživanju iskustava kandidata, loša komunikacija najčešći je razlog zašto kandidati odustaju od selekcijskog procesa. Navodi je čak 47 % ispitanika.

Svaki izgubljeni kandidat znači nove troškove i novo čekanje.

Problem, dakle, uglavnom, nije u ljudima.

Problem je u tome što tim nema zajedničko mjesto na kojem svi vide isto stanje procesa u istom trenutku.

ATS mijenja stvar

ATS sustav sve prijave, bilješke, ocjene i statuse objedinjuje na jednom mjestu.

Umjesto da se informacije prepričavaju, one se zapisuju tamo gdje ih svi uključeni mogu vidjeti.

ATS, komunikacija, HR, Unsplash

Konkretne promjene u radu:

1. Svi vide isto stanje procesa

Kada HR stručnjak premjesti kandidata iz faze “Nova prijava” u fazu “Pozvan na razgovor”, ta je promjena odmah vidljiva svima.

Nema potrebe za e-mailom. Kolege se ne moraju pitati je li kandidat će dobio odgovor.

Statusi kandidata postaju zajednički jezik tima, a sastanci o zapošljavanju prestaju biti prepričavanje tko je što napravio i pretvaraju se u donošenje odluka.

2. Bilješke i ocjene ostaju zapisane

Dojmovi s razgovora najvrjedniji su neposredno nakon razgovora.

Ali se i najbrže zaboravljaju. U ATS-u svaki sudionik selekcije upisuje svoje bilješke i ocjene izravno uz profil kandidata.

Kada tjedan dana kasnije uspoređujete tri finalista, ne oslanjate se na pamćenje, nego na zapisane argumente.

Time brže dolazite do odluke, koja definitivno bude objektivnija.

Kandidate uspoređujete po istim kriterijima, a ne po tome čiji je dojam bio glasniji na sastanku.

Rezultati analize 350.000 intervjua s kandidatima donosi nam uvid kako treba izgledati kvalitetan razgovor za posao. Pročitajte članak!

Razgovor za posao

3. Manje sastanaka, kraći e-mail lanci

Dobar dio interne komunikacije o kandidatima zapravo je administracija. Gleda se tko šalje životopis kome, tko koga podsjeća na rok, tko sastavlja sažetak za upravu.

ATS velik dio toga automatizira. Voditelj tima dobiva obavijest kada ga čeka pregled kandidata, HR vidi kada je pregled napravljen, a povijest svake prijave dostupna je jednim klikom.

Lanci e-mailova od dvadeset poruka postaju nepotrebni jer je sve što bi u njima pisalo već vidljivo u sustavu.

4. Novi članovi tima brže se uključuju

Kada se HR timu pridruži novi kolega ili kada selekciju preuzme druga osoba, u klasičnom načinu rada primopredaja traje danima.

U ATS-u je cijela povijest procesa. Kreće se od same objave i ide do zadnje bilješke. Svaki korak je zapisan na jednom mjestu.

Novi član tima može nastaviti točno tamo gdje je prethodnik stao, bez izgubljenih informacija i bez neugodnih situacija u kojima kandidat drugi put odgovara na ista pitanja.

Zaštita mentalnog zdravlja važan je dio svakog radnog mjesta. Pročitajte članak!

Mentalno zdravlje

Bolja interna komunikacija

Bolja interna komunikacija znači bolje iskustvo kandidata.

Ovdje se krug zatvara. Način na koji tim komunicira iznutra izravno određuje kako kandidat doživljava vašu tvrtku izvana.

Tim koji u svakom trenutku zna gdje se koji kandidat nalazi u procesu može brzo odgovarati na upite, slati pravovremene povratne informacije i držati obećane rokove.

Kandidati primjećuju takav odnos i pamte ga.

Više od ljubaznosti

Takav odnos nije samo ljubaznost, već profesionalnost.

Tvrtka koja se javi u roku od dva dana ima stvarnu prednost pred onom koja se javi za tri tjedna.

Uz to, svaki kandidat koji je imao dobro iskustvo postaje tihi ambasador vašeg brenda. Dijeli svoju priču, samo glasnije

Onaj s lošim iskustvom, nažalost, također dijeli svoju priču, samo glasnije.

Fintech industrija koristi sustav ATS kod zapošljavanja. Pročitajte članak!

Fintech, ATS, zapošljavanje

Ovdje se krug zatvara. Način na koji tim komunicira iznutra izravno određuje kako kandidat doživljava vašu tvrtku izvana.

Tim koji u svakom trenutku zna gdje se koji kandidat nalazi u procesu može brzo odgovarati na upite.

Također, može slati pravovremene povratne informacije i držati obećane rokove. Kandidati primjećuje takav način rada i pamti ga.

Razvijte employer branding. Efekti su itekako vidljivi. Saznajte više iz članka na poveznici!

Komunikacija se može mjeriti i poboljšavati

Još jedna često zanemarena prednost ATS-a jest to što komunikaciju čini mjerljivom.

Koliko u prosjeku traje pojedina faza selekcije? Gdje kandidati najčešće ispadaju iz procesa?

Koliko dugo prijave čekaju na prvi pregled? Bez sustava, odgovori na ta pitanja su nagađanje.

Sa sustavom dobivate podatke na temelju kojih možete donositi odluke.

Neki od primjera su da možete skratiti fazu koja traje predugo, rasteretiti kolegu koji je zatrpan pregledima ili prilagoditi oglas za posao koji privlači pogrešan profil kandidata.

Poslovanje, odluke, Unsplash

Uprava i vlasnici tvrtke imaju vrlo praktične i opipljive rezultate. Stiže im izvještaj o zapošljavanju.

Više se ne radi o dokumentu koji HR sastavlja pola dana, nego pregled koji se generira u nekoliko klikova, s podacima kojima svi vjeruju jer dolaze iz jednog izvora.

Kako prepoznati da je potreban ATS

Ako se prepoznajete u barem dvije od sljedećih situacija, vrijeme je za promjenu:

• Prijave vam stižu na više e-mail adresa i nitko nema potpun pregled;
• Dogodilo vam se da je kandidat ostao bez odgovora;
• Voditelji timova kasne s pregledom životopisa, a vi nemate način da to jednostavno pratite;
• Ne znate točno koliko traje vaš prosječni proces selekcije;
• Primopredaja procesa između kolega redovito znači izgubljene informacije.

Nijedna od tih situacija ne znači da vaš tim loše radi. One znače samo da je proces prerastao alate kojima se služite. Ipak, radi se o dobrom znaku. Pokazuje da kao tvrtka rastete!

Plaća treba biti istaknuta u oglasu za posao. Pročitajte članak!

Cilj je povjerenje

Tražim posao, zapošljavanje, Zaposlise

ATS neće sam po sebi stvoriti kulturu dobre komunikacije, ali će ukloniti najveće prepreke koje joj stoje na putu.

Pronaći će izgubljene informacije, rješenje za nejasne odgovornosti i spore povratne veze.

Kada svi članovi tima vide isto, odluke se donose brže, kandidati dobivaju bolji tretman, a HR se konačno može posvetiti onome zbog čega ovaj posao i radi.

Posvetit će se pronalasku pravih ljudi, a ne lovu na informacije po inboxima.

Zapošljavate? Objavite oglas na zaposlise.hr

Ako želite da vaš sljedeći proces selekcije počne na pravi način, objavite oglas za posao na Zaposlise.hr.

Povezujemo poslodavce s kandidatima diljem Hrvatske.

Uz jednostavnu objavu oglasa i pregledan sustav za praćenje prijava, vaš tim od prvog dana radi na jednom mjestu, s jasnom komunikacijom i potpunim pregledom svih kandidata.

Predajte svoj oglas za posao već danas i uvjerite se koliko brže i lakše može izgledati zapošljavanje.