Telefon zvoni kao lud, klijent očekuje informacije o brojnim poslanim e-mailovima. Imate tek toliko vremena da napravite regresijsko testiranje, a vaš šef očekuje potpuno izvješće o nekim problemima do kraja dana… i već ste prezaposleni, preumorni i sami u ovome.

Zvuči poznato?

Ovo bi bila savršena ideja da vam prodam neka rješenja pogodna za TV reklame. Potpuno prirodnu tabletu za smirenje koja će vam pomoći da prebolite stres, rokovnik, alarm ili štopericu kako biste mogli pratiti svoje brojne zadatke, bijelu ploču kako biste ih mogli napisati i prekrižiti kada završite.

Šteta što nisam dobra u prodaji…

Biti dobar u onome što radiš

Kad sam počela raditi, jedna stvar je postala očita vrlo brzo. Postoji golema količina praktičnog znanja potrebnog za osrednjeg zaposlenika u bilo kojem sektoru tvrtke (a kamoli dobrog) i ekstremna količina vještina koje treba svladati uz to.

Neki od nas blagoslovljeni su prirodnim talentom u mekim vještinama, komunikaciji ili organizaciji, a drugi su savršeni u svladavanju tabličnih izračuna ili programiranja.

Nitko od nas nije imun na gubljenje vremena ili može reći da nikad nema teških trenutaka kod upravljanja vremenom.

Srećom, postoji način za nadogradnju svih znanja i vještina odjednom, pa dopustite da vam predstavim gospodina Eisenhowera. Dwight-a D. Eisenhower-a.

Hello Mr President (Eisenhower matrica)

Dwight Eisenhower bio je general u 2. svjetskom ratu i 34. predsjednik SAD-a.

Štoviše, u svojih 8 godina predsjedništva, uspio je postići neke prilično zapanjujuće stvari. Zagovarao je i potpisao zakon koji je odobrio sustav međudržavnih autocesta, uveo Aljasku i Havaje u Uniju, stvorio NASA-u, okončao Korejski rat i još mnogo toga.

Ali kako je uspio učiniti sve te stvari u rokovima koji se percipiraju relativno kratkim?

Odgovor zvuči prilično jednostavno – shvatio je razliku između hitnog i važnog.

U svom govoru iz 1954. g. Eisenhower citirao je anonimnog voditelja sveučilišta: “Imam dvije vrste problema, hitne i važne. Hitno nije važno, a važno nikad nije hitno.”

A ovo bi otprilike bilo najviše što morate zapamtiti kada aktivno primjenjujete vještine upravljanja vremenom.

Više od 3 desetljeća kasnije, Stephen Covrey, autor knjige “The 7 Habits of Highly Effective People” upoznao nas je s matricom upravljanja vremenom, također poznatom kao Eisenhowerova matrica.

Matrica pokazuje način na koji možete odrediti prioritet svojih zadataka stavljajući ih u jedan od 4 kvadranta koji su ili hitni ili važni, ili ni jedno ni drugo. Odabirom razina prioriteta za zadatke imat ćete jasniju ideju o tome kada ih izvršiti. Ili shvatiti da ih ponekad uopće ne morate izvršiti.

Kvadrant 4 (eliminiraj) – ovaj kvadrant sadrži zadatke koji nisu ni hitni ni važni, a nazivaju se i “traćenjem vremena”, nemaju nikakvu vrijednost, stoga ih jednostavno ostavite sa strane.

Kvadrant 3 (delegiraj) – ovaj kvadrant sadrži zadatke koji su hitni, ali nisu jako važni. Ove vrste zadataka mogu uključivati trivijalne upite trećih strana, ad-hoc prekide, besmislene aktivnosti ili sastanke, a ponekad i “hirove” šefova. Ako je nemoguće eliminirati, pokušajte delegirati što više posla iz ovog kvadranta i nemojte gubiti glavu zbog toga.

Kvadrant 2 (plan) – to su zadaci koji nisu hitni, ali su važni. U ovaj kvadrant možete uključiti sva dugoročna planiranja ili strategije. Ovdje imate zadatke kao što su: planiranje, projektiranje, testiranje, obuka..

Kvadrant 1 (učiniti) – ono na što je ostalo u kvadrantu 1 trebate se usredotočiti jer su te stvari važne. Ovdje trebate držati: sve hitne situacije, zahtjeve klijenata ili nadređenih, planirane zadatke blizu roka, važne sastanke i sve za “gašenje vatre”.

Što crtanje slonova ima veze s ovime?

Tijekom fakulteta, pohađala sam kolegij koji se zvao “organizacijska psihologija” i u tom kolegiju je postojao dio upravljanja vremenom.

Osim imena i nekih manjih detalja – 15+ godina kasnije ne mogu se sjetiti ničega što sam naučila na tom satu, ali mogu se sjetiti sjajne vježbe koju smo tamo napravili i vjerojatno ću je se sjetiti i primijeniti naučeno tijekom svoje cijele karijere.

Vrijeme nam je bilo ograničeno na 60 minuta i dobili smo papir s popisom zadataka koje trebamo obaviti, upotpunjen bodovima koje će svaki zadatak donijeti.

Morali smo: prevesti dio teksta s engleskog (40 bodova), malo računati samo s olovkom i papirom (30 bodova), pronaći knjigu i kopirati 1. paragraf sa stranice br. xy (20 bodova), crtati (kopirati) poster na komadu papira (10), donijeti katalog (10), donijeti šaku prljavštine (10), napraviti lančić od papira (10), naučiti pjesmu (10), nacrtati 3 slona na papiru (5).

Jedina uputa bila je vremenski okvir i da osoba koja završi s najviše bodova – pobjeđuje.

Većina kolega istrčala je raditi zadatke koji uključuju traženje stvari.
Nas par je ostalo i počeli prevoditi i računati.

Ova dva zadatka trajala su više od 20 minuta i onda smo izašli za ostalima.

Nakon što su prikupili sve potrebno, većina razreda se vratila – svi znojni i umorni.

Neki su u ovom trenutku krenuli s prevođenjem i matematikom, a neki od nas s lakšim zadacima poput papirnatih lanaca.

U ovom stresu pozornost mi je privukao moj vrlo artistična kolegica. Pokušavala je dovršiti prijevod, ali je bila preumorna ili bez koncentracije da bi to učinila. Stoga je uzela sve markere koje smo imali na raspolaganju i počela – polako i precizno slikati slonove – kao da je to bilo umjetničko djelo.

Vrijeme koje smo imali za dovršavanje zadataka istjecalo je za minutu, a ja sam još trebala naučiti pjesmu i slikati slonove. Pa sam uzela prvu dostupnu olovku i naslikala svog slona…

Svi učenici koji su počeli s prevođenjem i računanjem dobili su bodove za to (a 2 zadatka su nosila gotovo 50% ukupnih bodova). Samo ½ učenika koji su odlučili raditi ove zadatke nakon trčanja po susjedstvu uspjeli su osvojiti ove bodove.

Neki su studenti odlučili odvojiti vrijeme i naučiti pjesmu (a potrebno je vrijeme bilo približno vremenu potrebnom za prijevod teksta), ali nisu imali vremena završiti prijevode.

Ukupna ocjena bila je otprilike ovakva: učenici koji su završili prijevode, matematiku i poglavlje u knjizi bili su u prvih 5 učenika u poretku.

Učenici koji su recitirali pjesmu bili su simpatični, ali su imali lošiji plasman – jer je pjesma vrijedila samo 10 bodova.

Uspjela sam pobijediti za 5 bodova – upravo onih 5 bodova koje sam zaradila slikajući svog slona u posljednjoj sekundi (i bez obzira na pjesmu). Moja umjetnička prijateljica bila je posljednja – iako su njezini slonovi bili daleko najljepši.

Univerzalna lekcija upravljanja vremenom – naučena

Koje se lekcije o upravljanju vremenom mogu naučiti iz ove jednostavne vježbe?

1. Obavezno odaberite svoje glavne prioritete za dan – to su zadaci koje ste rangirali kao broj 1 ili kao broj 2.
2. Nemojte se bojati provesti veći dio dana baveći se najvećim prioritetima. Pobrinite se da ove zadatke započnete rano ujutro jer kasnije možete postati umorni i imati poteškoća s koncentracijom.
3. Prije nego prijeđete na sljedeći zadatak, zapitajte se je li ovo najbolji način za iskoristiti vrijeme. Zapamtite, vrijeme nije neograničeno i postoje brojni zadaci koji zahtijevaju vašu pažnju.
4. Smanjite multitasking . Iako multitasking može zvučati cool, zapravo rezultira nedostatkom produktivnosti. Pokušajte završiti jedan zadatak prije nego prijeđete na sljedeći ili barem pokušajte završiti većinu prvog zadatka prije nego što krenete dalje.
5. Naučite reći ne – možete reći ne zadacima, ne je ok riječ ako gledate širu sliku. Pazite da kada kažete “ne”, to učinite s pravom svrhom jer ćete samo tako steći reputaciju “fair-play-a”.
6. Naučite prihvatiti da je nešto dovoljno dobro. Kada imate zadatak, uvijek postoji crta koja znači da će rad izvan nje oduzeti previše energije za potvrdu krajnjeg rezultata. Zadatak je bio obojiti slona; to je značilo staviti malo boje na papir, a ne učiniti ga najljepšim.

Nadam se da će vam sljedeći put kad započnete radni dan barem neke od ovih ideja biti vrijedne.

Za još savjeta zapratite Zaposlise.hr blog.