Poslovno pisanje s pravom zauzima važno mjesto u svakom poslovanju.

Poslovno pisanje definira se kao pisani način komunikacije koji jasnim jezikom uspijeva prenijeti informacije potrebne za kvalitetno poslovanje.

Svaki od zaposlenika ujedno je i pisac – bilo da se radi o skici poslovanja, pisanju službenih e-mailova ili obraćanju poslodavcu.

National Comission of Writing provelo je istraživanje na 120 velikih američkih korporacija i iznijelo sljedeće zaključke:

• Dvije trećine zaposlenih u velikim korporacijama koristi pisanje kao dio svog posla
• Trećina korporacija u istraživanju naglasila je da čak 33% zaposlenika nema dovoljno razvijenu vještinu pisanja.

Kako bi posao neke tvrtke bio uspješan, potrebno je izbrusiti vještine poslovnog pisanja kao i svaku drugu vještinu potrebnu za posao.

Važnost kvalitetne pisane komunikacije leži u potpunom razumijevanju ciljeva, namjera i ishoda poslovanja.

Postavlja se ključno pitanje – na koje načine je moguće zaposlenicima poboljšati kvalitetu poslovnog pisanja?

Poslovno pisanje – Promišljanje prethodi pisanju

Kako biste napisali kvalitetan, informativan tekst koji će doprijeti do željene publike, unaprijed isplanirajte svoju poruku.

Identificiranje svrhe poruke jedan je od prvih koraka ka pisanju kvalitetnog sadržaja. Planiranje poruke omogućuje Vam uključivanje najrelevantnijih informacija i ostajanje na ispravnom putu tematike.

Poslovno se pisanje uobičajeno dijeli u četiri glavne kategorije:

• Upute
• Informativno pisanje
• Uvjerljivo pisanje
• Transakcijsko pisanje

Upute su vrsta pisanja koje se odnosi na navigiranje primatelja poruke na zadani zadatak ili dovršenje istog. Primjeri komunikacije uputama su priručnici i različiti dopisi.

Informativno pisanje pruža relevantne informacije o poslovanju i služi napretku projekta i osiguravanju usklađenosti tima. Primjeri informativne komunikacije su financijska i poslovna izvješća.

Uvjerljivo pisanje ima za namjeru utjecanje na odluke ciljane publike svojim informacijama. Primjeri persuasive tekstova uključuju prijedloge projekata, prodajne ponude i priopćenja za javnost.

Transakcijsko pisanje pokriva većinu dnevnih informacija o radnom mjestu, a svrhu ima u dijeljenju istih i prikupljanju reakcija. Primjer transakcijskog pisanja su e-pošta, fakture i službena pisma.

Shvatite svoju publiku

Od velike je važnosti uzeti u obzir vrstu publike kojoj se pisanjem obraćate.

Uzmite u obzir kome je vijest / spis / dokument namijenjen, uključite njihove interese i potrebe u razumijevanje svrhe pisanja.

Ton Vaše poruke jasno određuje i Vaš odnos s primateljem poruke. Ukoliko se radi o formalnoj okolnosti i publici, stil pisanja mijenja se sukladno s traženim.

Ukoliko niste sigurni što publika od Vas traži i što su njezini interesi – uložite dovoljno vremena i truda u istraživanje.

• Kolika je publika?
• Koje je njihovo podrijetlo / spol / dob / interesi?
• Znaju li već za temu koja se u tekstu obrađuje?
• Koliko prostora imate za svoj pisani dokument?

Upoznavanjem srži publike pogoditi ćete i srž tematike i napisati sjajan poslovni tekst.

Brzo iznošenje poruke pisanja

Kako se ne biste previše zanijeli u pisanju i preširoko krenuli u tematiku, brzo prijeđite na stvar.

Direktnim i brzim djelovanjem pri iznošenju poruke umanjujete šansu da se Vaša publika dosađuje čitajući i unaprjeđujete shvaćanje Vašeg cilja.

Potrebno je uzeti u obzir da su i Vaši čitatelji zaposleni i zauzeti poslom, stoga bi se lako moglo dogoditi da im pažnja odluta ukoliko Vaša poruka ne bude iznesena u jednom – dva poteza.

Uštedite vrijeme i trud svojim čitateljima – kada pišete tekst s više odlomaka na početak dodajte glavnu točku u prvu rečenicu svakog paragrafa. Na takav način čitatelji ne moraju sami tražiti glavnu svrhu Vaše poruke – ona je iznesena na vidjelo pri samim počecima.

Snaga feedbacka – Growth mindset

Naposljetku, ne ustručavajte se zatražiti feedback na Vaše pisanje.

Razvijanjem vještine raste i razina Vašeg samopozdanja. Kako biste osnažili put kojim ste krenuli, pitajte za povratne informacije.

Bilo da se radi o profesionalnim piscima, urednicima, kolegama ili prijateljima, poslušajte njihov feedback te prihvatite one savjete za koje smatrate da bi Vam koristili u daljnjem razvitku Vaše poslovne komunikacije.

Budite specifični kada tražite povratne informacije ukoliko smatrate da imate problem sa specifičnim dijelom pri pisanju.

Fokusiranjem na problematična područja i prihvaćanjem savjeta korak po korak rješavate svoje nedaće i osnažujete poslovanje.

Smatrate li se kandidatom kojeg krasi vještina pisanja? Registrirajte se na Zaposlise.hr i povežite se s poslodavcem koji cijeni pisca u Vama i sklopite posao o kojemu bi svatko volio čitati!