Timski sastanci jedan su od ključnih načina promicanja kreativnosti i suradnje u poslovanju. Unatoč toj činjenici, velik broj zaposlenika smatra ih potpunim gubitkom vremena.

Većina istraživanja naglašava da su timski sastanci bili najaktualniji u doba pandemije 2020. godine.

Tada su sastanci bili:

• usmjereni na timsku povezanost
• jedan na jedan kontakt

Kasnija istraživanja ukazuju na činjenicu da će se učestalost timskih sastanaka povećati za oko 34% do 2027. godine. Daljnja istraživanja također iznose statistiku prema kojoj čak 54% ispitanika tvrdi da ih timski sastanci odvlače od poslovnih zadataka dok se 80% prisutnih na Zoom meetingu naprosto “isključe”.

Kako timske sastanke učiniti korisnima i ponovno potrebnima?

Kad je učinkovito organiziran, timski je sastanak jedan od najmoćnijih alata tvrtke. Olakšava i potiče brainstorming, potiče suradnju svih članova tima i olakšava komunikaciju. Kvalitetni timski sastanci poništavaju mogućnosti konflikta na radnom mjestu i stimuliraju pozitivno ozračje.

Kad to pak nije slučaj i kad sastanak postaje monoton i blijed, na rukovoditelju jest da primi stvar u svoje ruke. Svaki timski sastanak mora imati točno određenu svrhu.

Timski sastanci i njihova svrha

Razumijevanje svrhe svakog timskog sastanka prva je odrednica uspješnog projekta. Odvajanje dovoljno vremena za procjenu potreba tvrtke krucijalno je za uspješan poslovni susret.

Postoji nekoliko vrsta timskih sastanaka.

• Dnevno ažuriranje statusa poslovanja
• Tjedni sastanci tim
• “Town hall” sastanci
• Jednokratni sastanci
• Retrospektivni sastanci

Dnevno ažuriranje statusa poslovanja odličan je način kojim kolege obavještavaju ostatak svoga tima o stanju trenutnog projekta. Iako nije potreban svakom timu, ovaj tip sastanka odličan je ukoliko poslovni tim radi na vremenski limitiranom zadatku.

Tjedni sastanci tima mogu biti korisni za rješavanje potencijalnih problema ili usklađivanje prioriteta unutar tima. Tjedni su sastanci pogodno vrijeme za rukovoditelje koji se osvrću na prošlotjedni rad zaposlenika te ih sukladno uloženom trudu i nagrađuju.

Takozvani “town hall” sastanci ili sastanci gradske vijećnice sastanci su velikih razmjera pri kojima se okuplja cijeli tim i služe kao otvorena rasprava na temu strategija i planova tvrtke.

Jednokratni su sastanci rezervirani za situacije poput restrukturiranja tima, projekta ili promjene strategije. Ovaj tip sastanaka rukovoditelji zakazuju po potrebi.

Retrospektivan je sastanak onaj na kojem članovi tima analiziraju uspjehe i neuspjehe projekata, timsku suradnju i cjelokupni proces finaliziranja projekta.

Učestalost i format sastanka

Učestalost i format sastanka dvije su stavke koje moraju biti zadovoljene kako bi timski sastanak imao smisla i držao pažnju publike.

Sama učestalost ovisi o tipu projekta kojim se tvrtka bavi. Ukoliko se radi o projektu s različitim komponentama, zakazivanje nekoliko sastanaka na temu “ongoing” procesa mudra je ideja.

Format timskog sastanka također igra bitnu ulogu u uspješnosti susreta u cijelosti. Iako mnoge tvrtke nude opciju rada na daljinu, povremena okupljanja “face to face” mogla bi biti od koristi.

Ponekad je okruženje to koje kod zaposlenika i kolegija razvija osjećaj za inovativnost i sjajne poslovne ideje. Čak 95% ljudi tvrdi da su sastanci licem u lice ključni čimbenik u održavanju dugoročnog poslovanja.

Timski sastanci – sjajni motivatori

Zaključno, timski su sastanci odličan način spajanja ugodnog s korisnim. S jedne strane pomažu pri nadgledavanju posla i dinamike rada, a s  druge potpiruju međusoban odnos svih članova tima baziran na poštovanju i suradnji.

Kako biste održali ili prisustvovali sjajnom timskom sastanku, sljedeće stavke moraju biti ispunjene.

• Definirajte svrhu i cilj sastanka
• Postavite optimalno vremensko trajanje sastanka
• Pozovite prave ljude
• Ohrabrujte feeback
• Neka timski sastanci budu alternativa (npr. videu ili zajedničkoj Excel tablici)

Jeste li zadovoljni razinom komunikacije na svom radnom mjestu? Smatrate li se kandidatom za dobivanje mjesta u timu koji drži motivacijske timske sastanke?

Registrirajte se na Zaposlise.hr i pronađite poslodavce koji će Vas nadahnuti liderskim sposobnostima!