Rad od kuće je u 2024. uobičajeni način organizacije rada. No, kako je sve počelo? Počelo je sa Spotifyjem. Oni su bili prvi počeli s politikom rada od kuće.

Zaposlenici Spotifyja mogu slobodno živjeti i raditi diljem svijeta, sve dok obavljaju redovno i ažurno svoj posao.

Stručnjaci za ljudske potencijale su bili sablažnjeni idejom. Zvali su se je “noćnom morom ljudskih resursa”. Očekivali su raspad sistema svakog trena.

No, sustav rada od kuće se proširio diljem svijeta i funkcionira poprilično uspješno.

U nastavku ćemo opisati koja su to formalna pravila rada od kuće. Donosimo i predložak.

Rad od kuće i pravila rada

Politika rada od kuće  skup je smjernica koje ocrtavaju kako i kada je prikladno da zaposlenici rade izvan ureda.

Politika za udaljene radnike također može pokrivati ​​tko ima pravo raditi na daljinu, komunikacijska očekivanja, procese praćenja vremena, pravila o sigurnosti podataka, pravna pitanja i više.

Što uključiti u svoju politiku rada od kuće

Nepostojanje formalne politike rada od kuće može dovesti do nesporazuma, loše komunikacije i niske produktivnosti.

Zato je važno stvoriti politiku rada od kuće koja postavlja očekivanja za vaše zaposlenike, drži ih na pravom putu dok rade od kuće i pomaže u ublažavanju svih potencijalnih pravnih problema.

Pročitajte nekoliko temeljnih pravila, smjernica i očekivanja koja treba razmotriti i uključiti u svoju politiku rada od kuće:

Svrha pravila za rad od kuće

Prvo moramo vidjeti zašto smo kreirali pravila za rad od kuće i na koga se ta pravila odnose.

Izvor: Unsplash, Tema: Rad od kuće

Jesu li zaposlenici s nepunim radnim vremenom, pripravnici i novozaposleni obuhvaćeni tim pravilima ili se ona odnosi samo na zaposlene s punim radnim vremenom koji su u vašoj tvrtki već duže vrijeme?

Rad od kuće ne obuhvaća sva radna mjesta

Čak i ako je vaša tvrtka ima uvjete da zaposlenici ne rade u uredima (npr. IT tvrtka), možda postoje neki kriteriji prihvatljivosti koje biste željeli uključiti u svoju politiku.

Na primjer, hoće li zaposlenici morati živjeti u istom gradu ili državi u kojoj se nalazi vaša tvrtka ili se mogu preseliti bilo gdje u svijetu?

Ako je vaša tvrtka djelomično udaljena, navedite tko i kada radi od kuće. Na primjer, vaša politika rada od kuće može sadržavati pravilo da zaposlenici koji rade u prodaji ili s klijentima mogu raditi od kuće samo dva dana tjedno.

Također možete stvoriti druga pravila. Na primjer, zaposlenici koji su kod vas najmanje tri mjeseca mogu biti kvalificirani za rad od kuće.

Također, jedno od pravila može biti da oni koji nemaju aktivne disciplinske mjere u evidenciji mogu raditi od kuće.

Neka radna mjesta možda nisu prikladna za rad od kuće. Neki poslovi pretpostavljaju korištenje određene opreme koja se ne može replicirati kod kuće.

To može biti pristup dokumentima koji su dostupni samo na radnom mjestu ili redovitu osobnu interakciju s kupcima i klijentima.

Ako postoje široke kategorije pozicija koje ne ispunjavaju uvjete za rad od kuće, razmislite o njihovom popisu u svojim pravilima.

Na kraju, objasnite kako zaposlenici koji ispunjavaju uvjete mogu podnijeti zahtjev za rad na od kuće. Kako izgleda postupak odobravanja?

Treba li to biti pisani zahtjev, sastanak s nadređenim ili sa stručnjakom iz ljudskih potencijala, možda i trebate napraviti i službeni ugovor.

Rad od kuće i očekivanja

Postavljanje normi i očekivanja unaprijed može povećati transparentnost. Također, smanjuje se šansa za zabunama i povećava se šansa za uspjehom.

Dobro bi bilo postaviti pisane zahtjeve oko organizacije i komunikacije na sljedeći način:

• Dostupnost: Biraju li zaposlenici koji rade od kuće sami birati svoje radno vrijeme ili očekujete da budu dostupni npr. od 8.00 do 16.00? Razmislite o tome da budete fleksibilni ako je moguće.
• Responzivnost:  Postavite očekivanja oko vremena odgovora na e-mail i na pinganje. Npr. zaposlenici moraju odgovoriti na mail unutar dva sata od primitka.

Izvor: Unsplash, Tema: Rad od kuće i dostupnost

• Biti u kontaktu: Možete uključiti izjavu u svoju politiku rada od kuće da bi nadređeni trebali uspostaviti pozive sa svojim timom na dnevnoj bazi.
• Paziti na društveni aspekt rada: Druženje na poslu gradi odnose i jača timove. Koristite Teams ili Slack za povezivanje.
• Kontinuirani napori za razvoj zaposlenika: Vaša politika rada od kuće trebala bi osnažiti osobni rast i dati šansu za napredovanjem za radnicima koji rade od kuće.

Rad od kuće: Alati, oprema i potrošni materijal

Tvrtka odlučuje tko plaća opremu i resurse rada od kuće. No, sama politika tvrtke bi trebala jasno navesti koje će alate osigurati. Također, tvrtka treba navesti koju opremu zaposlenici moraju sami kupiti.

Možda neki troškovi ispunjavaju uvjete za naknadu. Na primjer, zaposlenicima možete dati prijenosno računalo tvrtke i razne softverske alate za rad od kuće.

Neki od tih softvera su plaćene aplikacije za chatanje ili softver za videokonferencije. No, pravilo tvrtke može biti da zaposlenici sami plaćaju svoje internetske i telefonske usluge.

Također možete odlučiti zatražiti od zaposlenika da kupe potrebnu opremu unaprijed i kasnije im nadoknade troškove ili uspostaviti politiku ponesite svoj uređaj (BYOD).

Mogućnosti tehničke podrške

Odredite koje radnje zaposlenici od kuće trebaju poduzeti ako naiđu na tehničke poteškoće. Također, koje su im mogućnosti IT podrške dostupne (npr. virtualni desk za pomoć putem Zooma, 24/7 hitna IT linija).

Pravila sigurnosti i povjerljivosti

Rad od kuće (ili s javnih mjesta kao što su kafići) može predstavljati značajne rizike za sigurnost podataka.

U svojoj politici rada od kuće, upoznajte svoje zaposlenike s tim rizicima i ponudite smjernice za njihovo izbjegavanje.

Na primjer, razmislite o davanju uputa zaposlenicima da zaključaju zaslon svog prijenosnog računala kada se udalje iz svog radnog prostora, zaštitite sve poslovne uređaje snažnom lozinkom i koristite višefaktorsku autentifikaciju.

Ako imate posebne zahtjeve, kao što je zahtjev za korištenjem VPN-a (virtualne privatne mreže) kada koristite javni Wi-Fi, navedite to u svojim pravilima rada od kuće ili na daljinu.

Izvor: Unsplash, Tema: Rad od kuće i VPN

Napravite radionicu kako biste zaposlenike upoznali s čuvanjem povjerljivih podataka. Važno je podsjetiti da nitko ne smije dijeliti osjetljive informacije- Posebno, naravno, na javnim mjestima.

Okupljanja zaposlenika

Neke tvrtke zahtijevaju od svojih zaposlenika da se sastaju svakih nekoliko mjeseci radi osobnih sastanaka ili da prisustvuju godišnjim poslovnim okupljanjima. Druge tvrtke ne zahtijevaju nikakva putovanja.

No, svakako je dobro susresti se, vidjeti kolege osobno.

Posljedice kršenja pravila

Navedite posljedice s kojima se zaposlenici koji rade od kuće mogu suočiti ako prekrše bilo koje od pravila u vašoj politici rada na daljinu ili ne zadovolje standarde produktivnosti.

Možete slijediti isti postupak disciplinskih mjera koji inače slijedite za kršenja politika ljudskih resursa.

Registrirajte se i objavite potražite zaposlenike koji odgovaraju kulturi vaše tvrtke!